Capitulo 3 Programas de auditoría administrativa basada en el control interno de la empresa
En la práctica de auditoría a las empresas, se constituye formular programas para uso y guía del auditor, estos programas también sirven de guía para el contador de la entidad, y desde luego no pueden sustituir a la buena preparación y criterio de este, ya que los procedimientos que deben seguirse en las revisiones no siempre son los mismos, ya que dependerán de la operación de cada negocio. Sin embargo los programas de auditoria deben de ir encaminados a la salvaguarda de los derechos de la empresa.
3.1 La auditoria y su necesidad en las organizaciones
Ya hemos comentado que es una necesidad de toda empresa el contar con un área de auditoría interna, con la finalidad de darle seguimiento a las políticas y normas de control interno aplicadas e implementadas en la organización, el cual le daría mantenimiento de seguimiento de las operaciones y responsabilidades por área de responsabilidad.
3.2 el área de auditoría en las organizaciones
El departamento de auditoría internsa en las empresas provocaría la inhibición al mak comportamiento del fasctor humano en relación al hurto y al mal desarrollo de las funciones asignadas, ya que se debe de considerar como un área de supervisión constante en la revisión de los derechos y obligaciones de toda organización, provocando un desarrollo gradual y sustentable, llevando por ende a la organización a estar en un entorno competitivo a la vanguardia.
3.3 el papel del administrador como auditor o auditado
La función a considerar como más importante del administrador, se refiere a que debe de conseguir que las cosas se hagan con eficiencia y eficacia, a través de otras personas y junto con ellas.
La eficiencia significa el que las tareas se desarrollen correctamente y se refiere a la relación existente entre los insumos y los productos.
La eficacia significa alcanzar las metas determinadas objetivamente, mediante el buen desarrollo de las funciones asignadas.
Por lo que el papel del administrador como auditor, consiste primordialmente en la revisión de la estructura administrativa en su totalidad, así com o emitir las observaciones y propuestas de corrección y/o renovación de las políticas o normas de control interno que sean necesarias en base a la operación de la empresa.
El papel como auditado va mas allá de ser una revisión de las operaciones y desarrollo de las políticas de control interno que se apliquen en la empresa, ya que la evaluación hacia el administrador debe abarcar sus conocimientos y su perfil como líder, ya que se le evaluara el avance y logros de los objetivos que se le haya fijado, por lo que considero de mucha importancia primeramente iniciar los programas de auditoría administrativa, con la gerencia general. Ya que representa la imagen de la organización.
El comentario personal es que normalmente el auditor se enfrenta en su más cruda realidad en que el mayor obstáculo con lo que se enfrenta el auditor es el propio administrador o el contratante de los servicios de auditoría.
3.4 Expectativas de la organización en una auditoria
Lo que se debe de esperar en una revisión de auditoría administrativa en las empresas es el de conocer si los procedimientos instituidos como las políticas y manuales de control interno se desarrollan como a lo estipulado, no sin dejar de observar que en la actualidad se debe de abarcar con estudios del entorno comercial de la empresa el aumento o disminución de las operaciones comerciales, en donde la pretensión seria la de corregir algún procedimiento y cambiar las políticas necesarias que permitan a la organización prevenir estancamientos que a la larga la afectarían en su situación financiera, es por esto que los programas de auditoría son flexibles y en la actualidad deben de abarcar eventos externos de competencia con el entorno comercial de estas.
Es un plan de la organización que tiene como propósito coadyuvar al desarrollo de las funciones asignadas a los colaboradores de la empresa para alcanzar los objetivos, considerando cuatro fases:
-planeación.
-organización.
De la información financiera y la complementaria administrativa y operacional, promoviendo la eficiencia operativa, estimulando la adhesión a las políticas prescritas por la administración.
-y la administración de recursos.
Comprendiendo todos los métodos y procedimientos en forma coordinada que permitan salvaguardar sus activos, verificando su razonabilidad y confiabilidad
3.5.1 Análisis
1.- plan de desarrollo en la organización, es decir un programa que precise el desarrollo de las actividades estableciendo las relaciones de conducta entre el factor humano en los lugares de trabajo.
2.- revisar que todas las operaciones contables que realiza la entidad estén registradas técnicamente bien y en su oportunidad, reflejando su sustento y verificando su confiabilidad .
3.- la distribución de las funciones de acuerdo al perfil del personal.
4.- verificación de los procedimientos contables, estadísticos, físicos y administrativos que se encuentren en plena armonía.
5.- determinar el objetivo de la empresa y observar las desviaciones tanto positivas como negativas.
6.- obtener información financiera confiable y veraz.
7.- verificar el pleno uso adecuado de los recursos materiales de la empresa.
8.- promover la eficiencia y la eficacia.
9.- corrección de las políticas y procedimientos en cuanto se observe su necesidad.
3.5.2 Elementos
Se consideran site los elementos del control interno:
1.- organización
2.- catalogo de cuentas
3.- sistema de contabilidad
4.- estados financieros
6.- capacitación, eficiencia moral del factor humano
7.- supervisión y mantenimiento posterior a la implantación de control interno.
3.5.3 Principios
Se consideran cinco los principios de control interno:
1.- delegación de funciones por área de responsabilidad
2.- la conexión de las funciones mínimo entre dos personas.
3.- la independencia de los registros contra las personas que los registran y su actividad
4.- las funciones de los empleados será de complemento y no de revisión
5.- los registros contables solo lo elaborafra el departamento de contabilidad.
3.5.4 Objetivos
Los objetivos de control interno son:
1.- salvaguardar los activos y el buen manejo de los obligaciones de la empresa
2.- corregir errores de registro y de desviaciones de las funciones de los empleados, con la finalidd de duplicar funciones.
3.- verificar que la información se emita en su oportunidad y sea objetiva.
4.- promover la eficiencia del personal en el desarrollo de sus funciones.
5.- prevención de fraudes y desvíos de recursos.
3.5.5 Importancia
Cualquier tipo de empresa llamese privada o pública, de transformación o de comercialización y de servicios, debe contar con procedimientos de control interno que le permitan alcanzar los objetivos fijados. Ya que le permitirán optimizar todos los recursos con los que cuenta la empresa haciéndola más eficiente y por lo tanto más cualitativa.
3.5.6 Vigilancia y supervisión
Para llegar a lograr lo estipulado es necesario tener la vigilancia constante por parte de:
-Gerente general
-Contralor
-Comisarios o consejos de vigilancia
-Auditores internos
-Auditores externos, etc.
3.5.7 Clasificación
Se clasifica en:
-Administrativo.- cuando los objetivos fundamentales son la promoción de la eficiencia en las funciones de la empresa.
-Contable.- comprende el plan de organización y los procedimientos de registro que permitirán emitir información para la protección de los activos.
3.5.8 Control interno administrativo
3.5.9 Control interno contable
3.5.10 Programas
3.6 Organización
3.6.1 concepto
3.6.2 Elementos
3.6.3 Consideraciones
3.6.4 Principios básicos
3.6.5 Principios en el manejo del personal
3.6.6 Principios generales
3.6.7 Estructura del proceso administrativo